DSGVO & Schulhomepage: Was Schulen beachten sollten
Eine Schulhomepage soll informieren, Termine anzeigen, Einblicke in den Schulalltag geben und möglichst einfach zu pflegen sein. Dabei kommt sie allerdings auch mit einem Thema in Berührung, das etwas weniger fotogen ist: Datenschutz.
Denn auf einer Schulhomepage können personenbezogene Daten an vielen Stellen eine Rolle spielen. Bei Kontaktformularen, Fotos, Ansprechpersonen, eingebundenen Diensten oder auch beim Einsatz von Cookies. Gerade deshalb lohnt es sich, Datenschutz nicht erst dann zu betrachten, wenn die Website eigentlich schon fertig ist.
Wer eine Schulhomepage erstellt oder überarbeitet, sollte sich frühzeitig fragen: Welche Daten werden verarbeitet, warum werden sie benötigt – und was passiert eigentlich damit?
Datenschutz beginnt bei der Planung
Datenschutz lässt sich bei einer bestehenden Website zwar nachträglich überprüfen und anpassen. Einfacher ist es aber, ihn von Anfang an mitzudenken.
Das beginnt schon bei der Frage, welche Funktionen eine Schulwebsite überhaupt braucht.
Braucht es wirklich ein Kontaktformular oder reicht eine E-Mail-Adresse? Soll ein externer Kalender eingebunden werden? Werden Videos direkt auf der Website abgespielt? Welche Informationen müssen für Besucherinnen und Besucher verfügbar sein – und welche gehören besser nicht auf die Website?
Je früher solche Fragen geklärt werden, desto leichter lässt sich die Website entsprechend planen.
Dabei geht es nicht darum, möglichst wenig auf der Website zu zeigen. Eine Schulwebsite darf und soll über die Schule informieren. Entscheidend ist, bewusst mit personenbezogenen Daten umzugehen.
Welche personenbezogenen Daten sind auf einer Schulwebsite zu finden?
Auf den ersten Blick wirkt eine Schulwebsite vielleicht wie eine Ansammlung von Texten, Bildern und Dokumenten. Bei genauerem Hinsehen finden sich aber schnell personenbezogene Informationen.
Zum Beispiel:
- Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
- E-Mail-Adressen von Lehrkräften
- Fotos von Schülerinnen, Schülern und Mitarbeitenden
- Berichte über Veranstaltungen und Projekte
- Namen von Personen in Beiträgen oder Meldungen
- Kontaktanfragen über Formulare
- eingebundene externe Dienste
Nicht jede dieser Informationen ist automatisch problematisch. Es kommt darauf an, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage.
Gerade bei einer Schulwebsite sollte deshalb nicht einfach alles veröffentlicht werden, was intern vorhanden ist.
Fotos auf der Schulwebsite: Mehr als eine schöne Momentaufnahme
Fotos gehören für viele Schulen zu einer guten Website dazu. Sie zeigen Unterricht, Projekte, Veranstaltungen und Menschen und vermitteln oft einen viel besseren Eindruck vom Schulalltag als ein langer Text.
Gleichzeitig können Fotos personenbezogene Daten sein. Besonders bei Bildern von Schülerinnen und Schülern sollte deshalb klar sein, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Veröffentlichung zulässig ist.
Das betrifft nicht nur das Foto selbst. Auch die Frage, wo es verwendet wird und wie lange es online bleibt, kann relevant sein.
Eine gute Praxis ist deshalb, bereits bei der Erstellung und Auswahl von Bildern auf die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu achten. Außerdem sollte intern nachvollziehbar sein, für welche Zwecke Einwilligungen erteilt wurden und welche Bilder veröffentlicht werden dürfen.
Gerade bei Schülerinnen und Schülern lohnt sich hier besondere Sorgfalt.
Kontaktformulare und E-Mail-Adressen
Auch ein scheinbar unkompliziertes Kontaktformular kann datenschutzrechtlich relevant werden.
Schließlich übermitteln Besucherinnen und Besucher dabei möglicherweise Namen, E-Mail-Adressen und weitere persönliche Angaben an die Schule.
Deshalb sollte schon bei der Planung überlegt werden, welche Angaben tatsächlich benötigt werden. Ein Formular sollte nicht mehr Daten abfragen, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Ähnliches gilt für die Veröffentlichung von E-Mail-Adressen. Für viele Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner ist eine direkte Kontaktmöglichkeit sinnvoll. Gleichzeitig sollte geprüft werden, welche Kontaktdaten tatsächlich öffentlich benötigt werden.
Externe Dienste nicht einfach einbauen
Viele Funktionen, die auf Websites praktisch erscheinen, kommen von externen Anbietern: Karten, Videos, Schriftarten, Analysewerkzeuge, Newsletter-Dienste oder andere eingebundene Inhalte.
Technisch ist so etwas häufig schnell erledigt. Datenschutzrechtlich sollte man allerdings genauer hinschauen.
Denn sobald ein externer Dienst Daten verarbeitet oder Informationen über Besucherinnen und Besucher erhält, stellt sich die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen dieser Dienst auf der Schulhomepage eingesetzt werden kann.
Deshalb sollte bei jedem externen Dienst geprüft werden:
- Welche Daten werden übertragen?
- Wohin werden sie übertragen?
- Zu welchem Zweck?
- Ist der Dienst für die Website wirklich notwendig?
- Welche datenschutzrechtlichen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Gerade hier lohnt sich eine Website-Lösung, bei der nicht einfach möglichst viele externe Dienste standardmäßig eingebunden werden.
Cookies und Tracking
Auch Cookies und andere Technologien zur Speicherung oder Auswertung von Nutzerdaten können auf einer Schulhomepage eine Rolle spielen.
Dabei ist es wichtig, zwischen technisch notwendigen Funktionen und Diensten zur Analyse oder Nachverfolgung von Besucherinnen und Besuchern zu unterscheiden. Nicht alles, was technisch möglich ist, muss auf einer Schulhomepage auch eingesetzt werden.
Die einfachste Lösung ist deshalb manchmal tatsächlich die einfachste: Nur das einsetzen, was die Website und ihr Alltag wirklich brauchen.
Das kann nicht nur beim Datenschutz helfen, sondern macht eine Website häufig auch übersichtlicher und schneller.
Datenschutzerklärung und Impressum
Zu einer professionellen Schulhomepage gehören auch die rechtlichen Pflichtinformationen.
Dazu zählen insbesondere eine Datenschutzerklärung und ein Impressum. Die Datenschutzerklärung sollte verständlich darüber informieren, welche personenbezogenen Daten auf der Website verarbeitet werden und welche Dienste dabei zum Einsatz kommen.
Wichtig ist dabei: Die Datenschutzerklärung sollte die tatsächliche Website abbilden.
Wenn im Laufe der Zeit neue Funktionen, externe Dienste oder Formulare hinzukommen, sollte deshalb auch geprüft werden, ob die Angaben noch stimmen.
Eine Datenschutzerklärung, die einmal erstellt und anschließend nie wieder angesehen wird, passt irgendwann möglicherweise nicht mehr zur Website.
Datenschutz ist auch eine Frage der Pflege
Damit sind wir bei einem Punkt, der im Schulalltag gerne unterschätzt wird: Datenschutz endet nicht mit dem Go-live.
Eine Website verändert sich. Neue Personen kommen hinzu, andere verlassen die Schule. Neue Bilder werden veröffentlicht, alte Beiträge bleiben online. Ein neues Tool wird eingebunden oder ein bestehendes ersetzt.
Auch deshalb sollte es klare Zuständigkeiten geben.
Wer darf Bilder veröffentlichen?
Wer aktualisiert Ansprechpartner?
Wer prüft neue externe Dienste?
Wer kümmert sich um die Datenschutzerklärung?
Je klarer diese Fragen geregelt sind, desto einfacher lässt sich Datenschutz im Alltag berücksichtigen.
Weniger ist manchmal mehr
Datenschutz bedeutet nicht, dass eine Schulwebsite möglichst leer bleiben muss. Im Gegenteil: Eine gute Website darf zeigen, was an einer Schule passiert.
Aber nicht jede Information muss öffentlich sein, nicht jedes Foto muss online stehen und nicht jede technische Möglichkeit muss genutzt werden.
Gerade bei der Planung einer neuen Schulwebsite lohnt es sich deshalb, einmal konsequent aus Sicht des Datenschutzes zu denken:
Was brauchen wir wirklich?
Diese Frage kann erstaunlich hilfreich sein. Sie führt oft nicht nur zu einer datenschutzfreundlicheren, sondern auch zu einer klareren Website.
Eine datenschutzfreundliche Schulwebsite ist kein einmaliges Projekt
Die DSGVO ist kein Punkt, den man auf einer Checkliste abhakt und anschließend für immer vergessen kann. Datenschutz gehört zur laufenden Pflege einer Website dazu.
Wer eine Schulhomepage neu erstellt oder grundlegend überarbeitet, sollte deshalb möglichst früh klären, welche Daten verarbeitet werden, welche Funktionen benötigt werden und welche externen Dienste zum Einsatz kommen.
So lassen sich viele Fragen bereits bei der Konzeption berücksichtigen, anstatt später einzelne Funktionen wieder umbauen zu müssen.
Und wie bei der gesamten Schulwebsite gilt auch hier: Je besser die Grundlagen geplant sind, desto leichter wird der Alltag.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle datenschutzrechtliche Beratung. Welche Anforderungen im konkreten Fall gelten, hängt unter anderem von den eingesetzten Funktionen und Diensten der jeweiligen Website ab.